Danfoss Semco optimizes processes with global ‘Sales Pipeline Project’

This article is based on the presentation held by Lars Sørensen, Management Consultant at BestAnswers ApS, at SuperOffice CRM Dagen 2018. Updated March 2019.

Lars Sørensen (pictured) is project leader for the ‘My Sales Pipeline’ project.

The project at-a-glance

Company: Danfoss Semco – part of the Danfoss Group, a family owned global company, with more than 24,000 employees worldwide.

Business: The sale, development, production and service of certified fixed fire-fighting systems under the brand SEM-SAFE®.

Project: Company-wide project ‘My Sales Pipeline’ to optimize sales revenues and processes

Involved: More than 20 people at headquarters and 4 regional offices.

Software tools: SuperOffice CRM, Navision ERP, Business Analyze

Lars Sørensen is project leader. He was involved in rolling out the project in Danfoss when he was Business Excellence Manager.  Now, the program, involving sales leaders, managers and sales support people worldwide, is also implemented at Danfoss Semco.

The project involves refining internal processes, optimizing use of SuperOffice CRM, and rolling out Business Analyze for analytics and sales reporting.

Better insight into sales

The ‘My Pipeline’ project is part of the broader company-wide strategy to optimize sales and customer experience. During fact-based coaching sessions, the pipeline and/or single opportunities are discussed in detail based on data from CRM and ERP systems.

Better insight into the development of the sales pipeline – several quarters ahead – reduces the chance of unwanted surprises and enables the company to act pro-actively.

– Danfoss Semco is well aware of how important pipeline management is for steering the company, but having an accurate view of past and future pipeline developments is easier in theory than practice, says Sørensen.

– Sales teams have different needs and ways of working with CRM systems. Everything needs to be aligned.

– By defining this as a global project, sales optimization and customer experience stay in focus; even when, understandably, there are many other activities that require people’s attention.

Leaders have a dedicated forum to discuss what’s working and what isn’t on a high level.

Danfoss Semco uses Business Analyze to help them analyze data from their CRM system, improve reporting and monitor key metrics.

– Business Analyze has proved to be a good tool allowing upper management, sales, finance and production insight into future sales projects.

Lars describes important aspects of the project:

Measure KPIs

– We set sales targets and measure progress for all different units, segments, time periods, divisions etc.

– Individual and team targets are connected to the broader company goals. This builds a mutual understanding about the business and its culture, and the importance of each person.

– Sales performance, hit rates, sales cycles time and other metrics are visible on dashboards.

Focus on pipeline quality

– If data isn’t accurate, a ‘full’ pipeline creates a false feeling of safety. We therefore look at issues such as: overdue opportunities, old opportunities without any activities or stage changes, and ‘stuck’ opportunities, in order to have a healthy, reliable forecast.

– We have a set of dashboard reports that address each of these topics. Each report ensures relevant opportunities are analyzed and either rejected or followed up.

Analyze opportunities from several views

– Managers have several views the pipeline, past developments and movements. The ‘change report’, shows, for example, opportunities that have changed stage, close date, value, probability to win etc.

– One example is the report showing all open opportunities, per stage and per month. This gives better control of sales several. In fact, it might be the most important report. Danfoss Semco can look into the forecast with good reliability at least 3 quarters ahead.

Use dashboards actively in meetings

– The sales teams review reports from Business Analyze in their weekly sales meetings.

– We urge people to come up with ideas how to make things better and more efficient.

– We adjust and develop SuperOffice and Business Analyze as we go. Most of the changes are done in-house, so it’s not far from idea to implementation.

More unified approach to sales management

The overall result is a more unified approach to sales management. With better forecasting and opportunity management, it is easier to prioritize resources, manage pressure and be proactive.

The next step in this journey is to connect data between Navision ERP, SuperOffice and Business Analyze.

There are many ways to create a better end-to-end customer experience by connecting data together.

Analyzing customer data and turning it into customer value is continuing to be high priority for Danfoss Semco as they enter 2019.

Danfoss Semco can be reached at https://semsafe.danfoss.com/ and you can reach out to Lars at https://BestAnswers.info

Why Eiendomsfinans connects SuperOffice CRM with Business Analyze to drive business performance

Njål Norheim, Director of Insurance and Partner at Eiendomsfinans, has clear ideas about what it takes to be a top-performing finance organisation.

Make facts and figures visible. Afterall, you can’t expect to run a marathon without knowing how fast you are going.

Eiendomsfinans is one of Norway’s most comprehensive providers of personal financing solutions, loans and insurance. The company has grown significantly the past 3 consecutive years and is looking to pass the 100 MNOK mark in 2019.

Six months ago, Eiendomsfinans connected  Business Analyze to SuperOffice, their CRM system. Together, these software applications are their central hub for 60 financial advisors who serve customers nation-wide.

In addition to other responsibilities, Njål works to optimize internal systems and routines. That’s no small challenge at a time when data and analytics is a competitive advantage.

We met Njål in Drammen to learn about his experience so far.

“Why is CRM data and analytics important”, we asked?  “What difference has new business analytics software made?”

This is what he said:

Two systems are better than one

Connecting Business Analyze to SuperOffce CRM has made us more effective. We have more time to get to know our customers and deliver services that make them happier.

Our old analytics tool simply didn’t work as well. We know the CRM system holds a lot of potential, and we were looking for additional ways to leverage the data in it.

Now we’re more in touch with the business. We instantly see what’s changing day to day and week to week. It’s easier to prioritize and have proactive discussions with customers.

Track and analyze sales KPIs

We track revenues versus targets, budgets and forecasts. Business Analyze build s a picture of what’s happening from different angles – advisor to advisor, department to department and across the organisation.

Business analytics has also helped us identify which data we must capture in SuperOffice. We don’t want to too much either. For example, we started recording important activities and lead sources. Now we know where leads are coming from and where we should focus efforts.

This kind of insight will help us become an even stronger member of the Norwegian financial community.

Make facts and figures visible

As brokers for many of Norway’s largest financial institution, we are expected to reach certain targets. Business Analyze tells us whether we are on target or how much we are off. It shows where we have the biggest opportunity.

Each one of our advisors has a scoreboards. We set personal targets and measure focus activities. We review status in weekly meetings.

In our organisation, we don’t keep performance a secret. If Drammen sees they are falling behind Bergen, you can bet Drammen will work hard to close the gap.

I believe a sales organisation without scoreboards is like a runner without a watch. How does that go?

Remember to discuss all the alternatives

There are many different ways we help customers solve financial challenges. Some of the products we offer are complex. Business Analyze helps our advisors remember various options.

We track sales per product and category so we know who where a product’s is delivering value and where there are opportunities.

GDPR is next

We’ve spent more than 100 hours assessing and implementing new GDPR requirements. It’s high priority, and it’s a big change. There’s no room for error.

The next step is to secure the guidelines and processes we have in place are followed 100%. We plan to set up Business Analyze to monitor our SuperOffice database so we are certain we are following the new regulations.

Smart bruk av data åpner for spennende vekstmuligheter

Henrik Kalager, Salgsdirektør i O.B.Wiik og Einar Gynnild, CEO Business Analyze, er enige om at smart bruk av data åpner for spennende vekstmuligheter.

Forrige uke fasiliterte Einar en workshop med tittelen “Hvordan nå økte salgsmål med datadrevet salg” på O.B.Wiik sin årlige salgskonferanse på Losby Gods.

Les også: Hva er datadrevet salgskultur?

Bli med på webinar: Hvordan selge mer med datadrevet salgscoaching

 

FinansPartner skifter ut det gamle rapporteringssystemet med et skybasert analyseverktøy

“Vi skiftet til Business Analyze sin skyløsning fra et annet analyse- og rapporteringsverktøy. Vi er imponert over hvor raskt det er og hvor enkelt det er å bruke,” sier Arild Frøseth, CEO i FinansPartner

FinansPartner hjelper kundene med å styre økonomien deres, og sikre dem gode lån og forsikringer.

Selskapet begynte å bruke SuperOffice CRM i 1996 for å sikre god kundeservice og organisere informasjon. Samtidig investerte de også i et rapporteringsverktøy for å kunne trekke data ut av SuperOffice og presentere de i dashbord og analyser.

Nå har FinansPartner gitt opp det gamle rapporteringsverktøyet og gått over til Business Analyze.

– Vårt første rapporteringsverktøy ble utdatert. Det ble ikke oppdatert sammen med SuperOffice. Hver gang vi oppdaterte SuperOffice fikk vi tekniske problemer. Vi måtte tilpasse rapporter. Det kostet mye å holde løsningen i live. Det var en reell risiko for at vi kunne bli stående uten rapporteringsløsning.

– Vårt eneste alternativ var å finne en ny rapporterings- og analyse løsning. Vi måtte ha en løsning som fungerte mot SuperOffice som standard. En løsning som enkelt kan gi oss det vi trenger.

– Vi valgte Business Analyze. Den oppfyller alle våre kriterier. Nå er jeg alltid oppdatert på salg og trenger ikke tenke på tekniske detaljer.

Droppe egne servere og flytte opp i skyen

FinansPartner planlegger å droppe egne servere og flytte opp i skyen med SuperOffice CRM. På et eller annet tidspunkt vil alle IT løsninger ligge i skyen.

– Vi koblet vår eksisterende versjon av SuperOffice on-premise til Business Analyze skyløsning. Når vi går over til SuperOffice on-line, trenger vi ikke gjøre noe med oppsettet, sier Frøseth.

Grundig forståelse av kunder og salg

Salgstall og statistikk vises i dashbord.

FinansPartner’s rapporter inkluderer blant annet:

  • faktisk salg mot budsjett per produktområde
  • salg og budsjettert salg per konsulent/rådgiver
  • analyse av salg per måned, kvartal, år osv.
  • salg og kommisjon brutt ned på kanal
  • aktivitetsrapporter for de tre viktigste aktivitetene

– Alle våre agenter trenger en enkel måte å se deres kunders kjøp, volumet de kjøper fra forskjellige kilder (f.eks. hvilken bank eller forsikringsselskap) og spesifikke detaljer om hvert kjøp.

– Jeg følger også veldig tett med på vår inntjening – per måned, produktkategori og kanal.

– Jeg bruker Business Analyze daglig til å sjekke status og se hva som skjer i selskapet.  Det å måle fremgang og måloppnåelse er litt avhengighetsskapende,” konkluderer Frøseth.

 

Mer informasjon om Finans Partner – http://www.finanspartner.no

Vår rolle: Business analytics

Rådgiver og system konsulent: Per Olav Langås, Amesto Solutions

Block Watne tar CRM, digitalisering og business analytics til nye høyder

“Måten folk finner, vurderer og kjøper hjem på har endret seg på grunn digitalisering, apper og mobile tjenester,” sier Bjørnar Tretterud, Salgs- og markedssjef i Block Watne, en av Norges ledende boligutviklere.

“Kundene forventer mer av oss og vi må være sikre på at vi kan levere med den beste kvaliteten. Vi arbeider kontinuerlig med å tilpasse og forbedre måten vi gjør ting på. Kjøp av et hjem er ofte den største investeringen vi gjør i livet og vi vil at det skal bli en fantastisk opplevelse.”

Kundereisen spiller en viktig rolle.

Skaper økt verdi for kunder med teknologi

I løpet av de tre siste årene har Block Watnes salgs- og markedsavdeling hatt spesielt fokus på teknologi og arbeidsflyt som skaper økt verdi for kunder, kontraktører, leverandører og deres bedrifter.

CRM (Customer Relationship Management)- systemet er det sentrale systemet for å fange opp alle detaljer om kunder, eiendommer og prosjekter. Uten et velfungerende CRM-system er det ikke mulig å håndtere den store og intrikate prosessen det er å selge og bygge mer enn tusen boliger hvert år.

Det er ikke bare CRM-systemet som er viktig. Dataene i CRM-systemet forer et helt økosystem av relaterte prosesser og arbeidsflyt.

En av disse er visuell dataanalyse. Ved hjelp av visuelt dataanalyseverktøy trekker Block Watne data fra CRM-systemet, kalkulerer KPI’er og presenterer informasjon i digitale dashbord for de ansatte ved behov.

Viktige fordeler:

  • Redusert manuell rapportering –  sparer 20-30 timer for salgsdirektørene hver uke  med automatisk salgsrapportering
  • Forbedret salgsprognose – 98 prosent nøyaktighet på prognose hver måned
  • Visuell dataanalyse for å følge opp kundeservice og klager – gjennomsnittstiden på klagehåndtering er redusert fra 120 dager til 50 dager
  • Digitale dashbord med kontinuerlig oppdaterte salgstall og statistikker

Selskapets salgsmål og måloppnåelse blir delt fra analyseverktøyet ut på mange digitale flater.

Kontroll på salg og prognoser med opptil 98% nøyaktighet

Mer enn 230 mennesker i produksjon, salg og marked bruker CRM til å utføre oppgaver og ta beslutninger.

Marked ser når eiendommer blir klare for salg så de kan planlegge og tilrettelegge kampanjer.

Salg ser pågående salg og foretatte salg per region, type eiendommer, lokasjon, pris eller andre interessante oversikter. Er vi foran eller bak budsjett? Ledelsen ser på ferdiglagde rapporter i ukentlige ledermøter eller  i styremøte.

“Dette er en betydelig endring i forhold til hvordan vi gjorde ting før vi tok i bruk dashbord” sier Tretterud. “Regionale salgsdirektører mailet inn pipeline hver uke. De ringte inn før det ukentlige møtet. Det var et stress å rekke det før deadline. Nå blir salget oppdatert løpende i dashbordet av CRM-systemet.”

Alt avhenger av struktur. Alt salg og alle detaljer må registreres.

“Dashbord er det første jeg sjekker hver morgen. Jeg har full kontroll på hvilke enheter som kommer for salg, hvilke som er solgt og når de er solgt,” sier Tretterud.

“Siden vi startet med visuell dataanalyse er salgsprognosen  98 % nøyaktig.”

I snitt sparer vi 20 – 30 timer hver uke ved å gjøre det på denne måten. Regionale direktører trenger ikke å ringe inn mer. Det er mindre stress og møtene er mye mer fokuserte.

60 prosent raskere sakshåndtering i kundesenteret

Block Watne’s sakshåndteringstid er redusert fra ca 120 dager til 50 dager (58%). Forbedringen kom etter at selskapet satte klare mål for kundeservicesenteret og fulgte opp responstiden i dashbord.

Alle kundeforespørsler som kommer på e-post er registert og fulgt opp ved hjelp av SuperOffice kundeservicesystem. Visuell dataanalyse-verktøyet presenterer og gir viktig innsikt i kundenes forespørsler basert på kundeservice-data. Hvilket produkt eller sted er det kunden er interessert i? Hvorfor? Med bedre innsikt kan en leder øke kvaliteten og bedre håndtere avtalene med leverandører og kontraktører.

Holder øye med alle steg av prosessen

Mer enn 500 datafelt holder kontroll på hver kundes vei til et nytt hjem, hele veien fra eiendommen legges ut for salg til den er solgt. Hvis data om en eiendom eller et salg mangler eller er registrert feil, kan det medføre unødvendige feil og forsinkelser.

For å  unngå feil er det laget et datakvalitets-dashboard. Her kan man sjekke om alle data i CRM-systemet er fylt ut riktig eller om det er det et problem. Er alt ok, lyser et grønt lys, hvis ikke er det et rødt lys med en ‘drill down’ til mer detaljer og problemløsning.

 Digitale utviklingsprosjekter hver måned

“Det er så mye vi ønsker å gjøre, men vi må prioritere,” sier Tretterud.

“Akkurat nå ser vi på hvordan vi kan hjelpe kunden til å bedre forstå alternativer og muligheter i deres nye hjem, alt fra kjeller til loft, valg av gulv, vegger, kjøkken osv. ”

“Vi vet at det å vente på at et nytt hjem skal bli ferdig, er både spennende og nervepirrende. Ved å bruke automatiske markedsføringsverktøy bedre, kan vi holde kunden bedre informert underveis.”

“Vi designer og utvikler nye funksjoner hver måned i fire store digitale utviklingsprosjekter – og alle nye data vi samler inn vil bli prosesser og KPI’er (key performance indicators) som vil bli presentert via SuperOffice og det visulle dataanalyse-verktøyet via digitale dashbord.”

Hvem er involvert?

www.blockwatne.no

Visning av Block Watne hjem for salg på blockwatne.no