Glunz and Jensen applies innovative data management and self-serve analytics to product sales

To best serve customers, Glunz & Jensen, the world’s leading supplier of innovative, high-quality solutions for the global prepress industry, has more than 7000 products and parts. At any given time, the company needs accurate and fast insight into product purchases, revenues and gross margins.

Information about global sales is stored in 4 ERP systems, including Microsoft Dynamics AX. Data is lifted up daily from the databases to the data warehouse and from the warehouse pulled into spreadsheets.

Spreadsheets contain large amounts of data and potentially more than 75 different views of product sales across businesses, countries, districts, customers, product type, item type and more.

  • 7000 products and parts
  • 4 separate systems with sales data
  • >75 ways to view product sales

Like many organizations, the global management team uses input from sales analysis to make plans and decisions. With so much data, however, it was difficult to quickly get a view of the complete picture. Leaders needed to review up to 6 sub-levels of data to understand the top level results. Some people made their own analysis but this led to different views of the same figures.

The company looked for a new, faster way to group, analyze and present information to answer specific business questions.

From spreadsheets to a totally new way to access data

The IT team decided to pull data from the data warehouse and offer the organization self-serve analytics. Instead of spreadsheets, users see graphs, and charts on dashboards.

Picture: Self-serve analytics provide quick answers to specific questions – in all levels of detail.

Speedy, effective technique to analyze business activities

– Self-serve analytics give us a totally new way to access and use data. We now have a consistent, fast and readily usable way to analyze and present sales data across the entire business. Users see exactly what they want,” says Steen Tommy Rasmussen, Group IT manager.

– We also saw improvements in data quality because this way of looking at data makes it much easier to spot errors. That is a win all-round for us and customers.

With Business Analyze we have an intuitive tool to analyze our business activities, across data sources. We can easy make custom analyses, and it is easy to drill down in the data, all the way down to the invoice.” Henrik Blegvad Funk, CFO

 

Glunz and Jensen at a glance:

  • World’s leading supplier of innovative, high-quality solutions for the global prepress industry
  • Customers in the media and packaging industry including Agfa, Asahi, DuPont, Flint, Fujifilm, Heidelberg, Kodak and MacDermid
  • Listed on Nasdaq OMX Copenhagen A/S
  •  www.glunz-jensen.com/

Our role: data structure, transformation, analytics and dashboards

 

 

Tinde økte omsetning med 50%. Stor økning i bruk av dataanalyse

Den norske hytteprodusenten, Tinde, er velkjent for sitt design og utvikling av hytter.  Modellene deres er tilgjengelige i forskjellige stiler i de største fjellhytte områdene.

I løpet av de 3 siste årene har selskapet hatt en betydelig vekst, med en dobling av inntektene.  Hittil i år har de bygget 30% flere hytter sett i forhold til samme periode i fjor. Selskapet har 100 ansatte og har nylig åpnet kontor i Stryn i tillegg til hovedkontoret i Ringebu.

Kan ikke styre prosjekter effektivt med regneark

For fire års siden begynte Tinde å bruke SuperOffice CRM til å håndtere kundeinformasjon. På samme måte som i mange andre prosjektorganisasjoner, hadde medlemmene i prosjektene masse informasjon som oppgaver, aktiviteter, priser, stil, model, størrelse, sted, design, eiere, tillatelser, milepæler og tidsfrister lagret i egne regneark. Når antallet prosjekter doblet seg i løpet av kort tid, skalerte ikke denne måten å jobbe på. Det var:

  • for mye tid brukt på å lete frem informasjon – ledere trenger raskt svar på spesifikke spørsmål
  • for høy risiko – tidsfrister og leveranser var ikke klare nok for ledere
  • manglende oversikt – designere trengte bedre oversikt over kommende oppgaver

Over: Tinde CEO Audun Skattebo sjekker dagens salgs og prosjektrapporter i dashbord.

Skiftet til kombinasjonen av CRM og analyseverktøy

Tinde la all prosjekt informasjon inn i SuperOffice CRM. De la inn egendefinerte felter i SuperOffice for å få med all viktig informasjon, så satte de opp nyttige salgs og prosjektguider for å organisere salgs- og prosjekt arbeidet. Etter det satte de opp digitale dashbord som presenterer relevant informasjon for den enkelte bruker. All informasjon som er lagt inn i SuperOffice kan organiseres, struktureres og rapporteres på med Business Analyze.

 Selskapet har vært gjennom en utrolig vekst. Vi kunne rett og slett ikke håndtert denne veksten med de gamle regnearkene. CRM løsningen og analyseverktøyet har gitt oss mye bedre arbeidsflyt og oversikt over arbeidsoppgavene.  Audun Skattebo, CEO i Tinde

Forskjellige dashbord lar brukere se akkurat det de trenger ved bare et øyekast. Prosjekt dashbord for eksempel viser aktiviteter, oppgaver og tidsfrister for hver person.  En byggeleder ser når matrialene har blitt levert på byggeplassen for alle sine prosjekter, hvor er det en forsinkelse og bare med et klikk kan de få frem detaljene.

Mer enn 45 mennesker bruker dashbord daglig

Noen eksempler:

CEO Dashbord

  • Liste av 10 på topp salg denne periode
  • En graf som viser alle prosjekter pr fase
  • Salg siste tre måneder
  • Aktiviteter i organisasjonen
  • Salg vs budsjett
  • Mer spesifikke detaljer rundt salg og prosjekt

Designer

  • ‘To-do-list’ på forestående oppgaver for teamet
  • ‘To-do-list’ av en persons egne oppgaver
  • Liste over individuelle oppgaver som er forsinket
  • Liste over alle oppgaver som er forsinket

Jevnere arbeidsflyt. Større effektivitet.

Selskapet estimerer at de har en effektivitetsgevinst på 20 – 30%  og opp mot 50 % på rapportering ukentlig og månedlig. Neste fase blir  å kople informasjon fra ERP systemet inn i dashbordene. Salgsrapportene vil da inneholde faktura og betalingsdetaljer.

Les mer om Tinde: www.tindehytter.no

Vår rolle: Business analytics og dashbord

Konsulent og implementering: CRM Inisght

Norwegian SaaS success House of Control using cloud analytics in pursuit of double-digit growth

With over 1000 customers in 60 countries House of Control is a fast growing Norwegian software company that has been recognized as a Gaselle 5 years in a row.

Behind smart SaaS solutions lie a well structured sales organisation. Now the company is to accelerate growth by increasing data quality and visibility. The technology they use is Business Analyze, our business analytics platform.

How is business? House of Control CFO Carl Fabian Flaaten presents live SaaS performance metrics.

 

Carl Fabian Flaaten, the CFO, is working daily with data optimisation from all angles – the technology side, people side and business-value side. We asked him why this is important.

“We see data as the driver for activities, not the result,” says Flaaten. Our plan is to pull data from 4 separate sources into one place for analysis, reporting and insight. We are committed to making this happen.”

For the past six months, Flaaten has been defining goals and aligning the data, working alongside sales managers and creating dashboard reports with help from Business Analyze.

“Each database or system, for example our CRM system, gives value for a particular function. By combining data together for analysis, we will get a view of customers and processes across functions. The goal is higher performance resulting in growth.

At our stage of growth we need to closely managed and monitor the portfolio to ensure good investments. The more data we can use and analyze, the better our decisions, says Carl Fabian Flaaten, CFO at House of Control.

What data do you have?

We have four main systems that capture data about sales, orders, contracts, incoming customer requests, invoices, prices, and discounts.  These include SuperOffice CRM for sales and customer support.

In the future, we will be able to draw on every key piece of data, no matter which system it is in, and be able to use it in management meetings.

What have you done so far?

We set clear growth goals at company, team and individual level – also by country. These are measured in monthly recurring revenues (MRR) and annual recurring revenues (ARR).

We measure progress and make progress visible. When you enter our reception area, there are live screens showing MRR targets, what has been achieved and what is in the pipeline weighted by sales stage. Each new sale is listed on the screen with the sales person’s name.

The change is noticeable. Salespeople talk about MRR and how it is going. It’s created a buzz. If there is more green than yellow on the graphs, then we are doing great!

We also changed commission models and reporting to align with goals. Rather than getting a statement, salespeople now have their own earnings dashboards. Some people have commissions based on MRR, while others have activity targets.  When we started to calculate commissions directly from live CRM data, we saw a direct improvement in data quality.

What are next steps?

There is a lot more to do. At our stage of growth we need to closely managed and monitor the portfolio to ensure good investments. The more data we can use and analyze, the better our decisions.”

We will keep our eye on retention rates and use analytics to investigate ways we can prevent churn. We will use Cohort analysis.

We will work to structure data in a way so we can answer important questions about the business. What aspect of sales work well, where should we improve? How do our most successful customers use our product and what does that mean for our product development?

Are you using Business Analyze?

Yes, I am analyzing the portfolio and creating reports.  I haven’t had a tool that offered so much flexibility, so fast.  The big advantage over Excel is that I can twist and turn tables and charts into different perspectives with one step – and underlying data is always updated and ready to use.  I’ve made a few mistakes and had to get help, but basically it is just fun to be able to check different variables and see the business on so many levels.

What has been the most difficult part so far?

There are a lot of details to consider and people involved.  It isn’t that easy for people to understand what it is all about until they see it. My own ideas of what we can achieve have changed and evolved.  Now that we have the first goals and measurements up on screens and everyone can actually see data in action, the rest will get easier.

More information?

Learn more about House of Control

Interested in using data to grow your SaaS or recurring revenue business? Send us a quick email and we’ll get in touch.

 

Innovativ bruk av data for 800 hoteller, barer og restauranter i Norge og Sverige

Slik skal Nores råde medlemmene sine å gjøre smartere innkjøp

– Det å spare 5% på mat eller drikkevarer utgjør en stor forskjell for våre medlemmer – og effekten ses direkte på bunnlinjen, sier Pål Semb-Johansson, adm. direktør i Nores, en av Norges ledende innkjøpsorganisasjoner for hotell og restaurant bransjen. I noen tilfeller må omsetningen øke med 50 % for å oppnå samme resultat. Hva er lettest å få til?» Les mer

Slik bruker Visma dataanalyse for å øke kundetilfredshet

Kundeinnsikt: Videoer og intervju med Julie Grønlund, Direktør for Visma Customer Care and Activation

Customer insights_Visma

Det er få forretningsområder som får mer oppmerksomhet enn kundeservice nå for tiden. For alle selskaper og spesielt skybaserte selskaper, kan man ikke overvurdere betydningen av god kundeservice.

Kunder som blir behandlet godt og får en god kundeservice er mer tilbøyelig til å prate om og anbefale dine produkter til venner og kjente. Riktig fokus på kunder gir økt vekst og lønnsomhet.

Vi snakket med Julie Grønlund, Direktør for Customer Care and Activation hos Visma, for å høre mer om hvordan Visma tar vare på kunder. Spesielt var vi interessert i hvordan de bruker analyse av CRM-data som støtte i deres anstrengelser for å bedre kundeopplevelsen. Her er hva hun sa:

Hvorfor er “customer care” viktig?

Vår passion er å yte best mulig service for kunder, og være gode rådgivere når kunden kontakter oss. Målet til Customer Care teamet er rett å slett øke kundetilfredsheten. Vi har vokst fra 4 til 20 personer i dette teamet de siste årene fordi vi ser at kundefokus gir bra resultater.

Hvordan jobber dere?

På Customer Care finnes det 3 team som jobber utelukkende med sluttkunder i høyt tempo. Til sammen svarer vi på tusenvis av henvendelser, hjelper kunder med å lykkes og støtter salg gjennom partnere. Vi jobber også med Net Promoter Score gjennom vårt kundeprogram for å sikre vår suksess.

Hva er viktige suksess-faktorer for teamet?

Det er mange elementer. Et av dem er at salg og kundedialog må settes i system. Vi håndterer et ekstremt høyt volum av aktiviteter og vi må ha oversikt av hva vi gjør, og skal gjøre, til enhver tid. For å lykkes må systemene støtte opp om våre arbeidsprosesser. Det er ikke mulig å sortere og prioritere uten skikkelig god informasjon og rutiner. Et godt CRM system sammen med analyse- og rapporteringsverktøy er avgjørende. Vi logger ting systematisk, gjør ting likt hver gang og bruker fremtidsrettet skybasert teknologi.

Hvordan bruker du business analytics?

Uansett hva vi gjør, må vi sette mål. Dette kan være salg, team, prosjekter, leads etc. Når vi har definert et mål er det mye lettere å måle effekten. Alle resultatene fra marketing-kampanjer og salg går inn i SuperOffice CRM og resultatene blir utregnet og presentert i Business Analyze. Da kan jeg ser hvordan vi ligger an, og hvilken effekt kraften vi legger i salg og markedsføring har.

Som leder vil jeg ha full oversikt over aktivitetene og passe på pipelinen. Ved bruk av analytics ser jeg hvor potensielle salg kommer fra og om vi har planlagt riktig aktiviteter for å følge opp.

Jeg ser også hvor mange kunder som forlater oss, hvilken type kunder, hvorfor og til hvilke konkurrenter. Målet er å kunne jobbe preventivt og forhindre churn.

Andre ting som jeg ser på er for eksempel hvor mange cases er det per team og hvem løser flest saker. Hvor mange nye leads har vi? Vi vil ikke at et lead skal ligge ubehandlet.

Hver enkelt selger bruker rapportene analyseverktøyet genererer for å se hva som er dagens viktigste gjøremål. De ser også hvordan de ligger an i forhold til denne måned og inneværende kvartal.

Customer Care Center

På Customer Care Center, håndtere vi tusenvis av saker hvert år. Vi vil gi gode kundeopplevelser og svare på de spørsmålene kundene har. For å ha full kontroll på alle disse sakene som kommer inn i vår SuperOffice Online er vi helt avhengig av Business Analyze. Vi ønsker ikke at saker skal ligge ubehandlet! Videre er vi opptatt av rask responstid. Team manager, Customer Care Center, Carlo Kristiansen

Activation Team Manager


“Til daglig bruker jeg Business Analyze for å ha full kontroll på salg og prosesser. Så liker vi å ha det litt gøy ved å bruke gamification. Team manager, Activation Team , Martin Lervik Bø

Activation Team Consultant


“Som en konsulent får jeg full kontroll på egen pipeline, hvilken kunde jeg skal følge opp og hvordan jeg ligger an i forhold til mål. Sales Consultant, Activation Team, Matilde Rødseth

Har du noen andre tips for økt kundetilfredshet?

Vi er ikke redd for å vise frem hvem hos oss som gjør det bra. Konkurranse er sunt. Vi kjører opp stolpediagrammer på full skjerm og det gjør at alle yter det lille ekstra. Alle ønsker å være på topp. Det merker kundene.

Bilde: Eksempel på hvordan Visma bruker data og gamification innen Customer Care Teamene for å ha det moro og nå oppsatte mål.

Vil du vite mer? Kontakt oss